Arkiver dokumenterer beslutninger, handlinger og minner. Arkivene bidrar til både individets og fellesskapets hukommelse. Åpen tilgang til arkiver beriker kunnskapen om samfunnet, fremmer demokrati og beskytter innbyggernes rettigheter.
I Vestfold blir arkivene etter fylkeskommunen og private bedrifter og organisasjoner bevart hos Vestfoldarkivet. Gjennom et systematisk arbeid med innsamling ordning og tilgjengeliggjøring sørger Vestfoldarkivet for at både grupper, forskere og enkeltpersoner har tilgang til arkiver og at Vestfold har en relevant og helhetlig samling med private og fylkeskommunale arkiver.
Vestfoldarkivet er depot for Vestfold fylkeskommune og oppbevarer fylkeskommunens eldre og avslutta arkiv. Vestfoldarkivet har i tillegg en stor samling privatarkiver. Dette er arkiver etter bedrifter, organisasjoner og privatpersoner, og inkluderer en omfattende samling arkiver etter hvalfangsten. Hvalfangstarkivene er del av Norges dokumentarv. Vestfoldarkivet har også ansvar for arkiv fra arbeiderbevegelsen i Vestfold.
Vestfoldarkivets oppgaver
Innsamling av arkiver
En av våre oppgaver er å sørge for planmessig innsamling av arkiv, med utgangspunkt i Vestfoldarkivets egen bevaringsplan. Innsamlingen foregår både ved at vi aktivt kontakter bedrifter og organisasjoner på bevaringsplanen, men også ved at organisasjoner og privatpersoner tar kontakt med ønske om å avlevere.
Vestfoldarkivets bevaringsplan for privatarkiver.
Offentlige arkiver er regulert av Arkivloven med forskrifter. Avlevering av de fylkeskommunale arkivene gjøres i tett samarbeid mellom Vestfold fylkeskommune og Vestfoldarkivet.
Ordning og tilgjengeliggjøring
Når vi mottar et arkiv registrerer vi sentrale opplysninger og plasserer materialet i magasin. Arkivene blir så ordnet og registrert. Da går vi igjennom hele arkivet og sorterer i logiske serier og beskriver innholdet. Arkivene blir registrert i arkivsystemet Asta og publisert til Arkivportalen.no. Alt dette er et ledd i arbeidet for å gjøre arkivene tilgjengelige for samfunnet.
Forespørsler og saksbehandling
En av våre viktigste oppgaver er å behandle forespørsler om innsyn. Vestfoldarkivet får både spørsmål om partsinnsyn etter forvaltningsloven for fylkeskommunalt materiale og spørsmål av lokalhistorisk karakter som kan gjelde både privat og fylkeskommunalt materiale.
Formidling
En annen av våre oppgaver er å gjøre samfunnet rundt oss oppmerksom på den verdien arkivene representerer. Vestfoldarkivets formidling retter seg mot skolen gjennom Den kulturelle skolesekken. I tillegg formidler vi til et allment publikum gjennom gratis foredrag, kurs og arrangementer. Vesfoldarkivets ansatte skriver også artikler med vårt materiale som utgangspunkt. Dette blir gjort tilgjengelig her på nettsiden, men vi bruker også Wikipedia, sosiale medier og media - i tillegg til vårt eget lokalhistoriske magasin ARKIVERT.
Vestfoldarkivets tilbyr også veiledning
Gjennom rollen som koordinerende institusjon for privatarkivarbeid i Vestfold og Buskerud, tilbyr vi også råd og veiledning til alle institusjoner som jobber med privatarkiver i regionen. I den forbindelse arrangerer vi nettverksmøter og kurs.
Vi veileder også om ordning og registrering av arkiv til fylkeskommunen og private aktører som skal avlevere arkivene sine.
I tillegg tilbyr vi veiledning til brukere av materialet - både på lesesalen, her på nettsiden (Bruk arkivene) og gjennom tjenesten Spør en arkviar.
